Como empresa, tiene muchísimas cosas en su lista de tareas diarias. Probablemente parezca interminable.Y la mala noticia es que probablemente necesitará añadir algo más a esa lista después de leer este artículo. O quizás ya esté realizando esta tarea, ¡lo cual es excelente!Pero tener la «destrucción de documentos» en su lista de tareas es imprescindible. Existen muchas razones para hacerlo, algunas un poco más importantes que otras.Tanto si aún no ha comenzado a destruir documentos como si ya lo hace pero desea comprender su importancia, siga leyendo.
Por qué destruir documentos
Existen muchas razones para destruir los documentos que tiene en su oficina. ¡Aquí le presentamos algunas razones para empezar a deshacerse de ellos!
Conservar documentos puede ser un riesgo
Si le gusta conservar documentos, podría estar en riesgo. Quizás opte por hacerlo porque tiene mucho espacio en su oficina y le gusta tener copias en papel de diferentes documentos.Sin embargo, no siempre es seguro conservar ciertos documentos. Muchos de ellos contienen información sensible que no querrá que se divulgue. Conservarlos aumenta el riesgo de que los datos se filtren de alguna manera. 
Nunca se sabe cuándo estos documentos podrían estar en riesgo. Aquí es donde la destrucción de documentos puede ser útil. En lugar de dejar que los documentos permanezcan expuestos al riesgo, puede destruirlos para reducir la probabilidad de cualquier violación de seguridad.Quizás piense que su oficina no corre peligro. Nadie quiere entrar a robar en una aburrida oficina de negocios y usted confía en todos sus empleados. Aunque esto pueda ser cierto, las oficinas siguen sin ser lugares seguros.Por ejemplo, si se imprime un documento importante y luego se olvida, permanecerá en la impresora durante un tiempo. Cuando se imprima el siguiente documento, los papeles se mezclarán. Este es el ejemplo perfecto de cómo pueden extraviarse los documentos.Y no solo de las impresoras pueden desaparecer los documentos. Si se dejan papeles sobre un escritorio, pueden mezclarse fácilmente con otros documentos. Por eso, dejar papeles a la vista puede ser bastante peligroso en términos de seguridad.
Evitar el robo de identidad
Muchos documentos se roban por razones que definitivamente querrá evitar. Una de ellas es el robo de identidad. Existe mucha información personal circulando.Si la persona equivocada se hace con estos documentos, puede robar la identidad de alguien. Esto puede arruinar a la persona y su vida, así como la reputación de su empresa si la información es robada de sus instalaciones.
Las oficinas pequeñas no tienen espacio
Aunque los problemas de seguridad son importantes, la destrucción de documentos puede utilizarse para mucho más que solo fines de seguridad. Por ejemplo, las oficinas pequeñas pueden verse fácilmente desbordadas por la cantidad de documentos que pueda tener.Al llevar un control de cuándo debe destruir documentos, crea más espacio para documentos más actualizados y recientes. Incluso puede crear más espacio para algo que no sean documentos.
Reciclar para salvar el planeta
Destruir documentos también es una excelente manera de reciclar más. Cuando sus documentos se depositan en un contenedor seguro, se llevan a reciclar para promover un planeta más sostenible.
Es la ley
Dependiendo de la industria a la que pertenezca su negocio, la destrucción de documentos puede ser una exigencia legal. Destruir documentos le ayuda a cumplir con su obligación legal de proteger información segura bajo leyes como el GDPR.Si forma parte de una organización sanitaria, un bufete de abogados o un proveedor de servicios financieros, necesitará destruir documentos a diario.
¿Qué documentos debo destruir?
Como empresa, aunque la destrucción es importante, no conviene excederse. Hay ciertas cosas que no necesitan ser destruidas en su oficina. Puede reservar el equipo para los documentos que realmente importan.Entonces, ¿qué debería destruir?Para empezar, todo lo que contenga información de seguridad importante debe pasar por la destructora de documentos. Esto reducirá las violaciones de seguridad de cualquier tipo de información importante.Pero hay algunas cosas que quizás no se le ocurran y que deberían pasar por la destructora de documentos. Aquí tiene algunas para tener en cuenta en la oficina:
- Registros de empleo
- Formularios de impuestos
- Currículums
- Pasaportes caducados
- Informes o facturas de tarjetas de crédito, recibos y resúmenes
- Documentos de inversión
- Itinerarios de viaje
- Facturas de servicios públicos
- Expedientes académicos
Estos son solo algunos ejemplos a tener en cuenta; hay muchos más que debería destruir. Y en realidad, depende de usted lo que decida destruir. Si simplemente quiere hacer espacio, puede destruir prácticamente cualquier documento.
Razones para destruir documentos
Hay una razón por la que las empresas destruyen documentos, y no es por diversión. La destrucción de documentos puede ayudar con la seguridad de la información privada, ayudarle a cumplir los criterios de diferentes leyes, crear más espacio en su oficina ¡e incluso ayudar a salvar el planeta!Asegurarse de destruir documentos es parte de su obligación como empresa. 
Afortunadamente, existen máquinas que pueden ayudarle con esto para agilizar el proceso. En Anis, contamos con diversas prensas y embaladoras para ayudarle con sus necesidades de destrucción.Puede solicitar un presupuesto para la que desee para su negocio.
