Als Unternehmen gibt es so viele Dinge, die Sie auf Ihrer täglichen Aufgabenliste haben. Es scheint wahrscheinlich endlos zu sein.
Und die schlechte Nachricht ist, dass Sie wahrscheinlich etwas zu dieser Liste hinzufügen müssen, nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben. Oder Sie erledigen diese Aufgabe bereits – und das ist großartig!
Aber „Dokumente vernichten“ auf Ihrer Aufgabenliste zu haben, ist ein Muss. Es gibt so viele Gründe dafür, einige ein bisschen wichtiger als andere .
Ob Sie noch nicht mit dem Vernichten von Dokumenten begonnen haben oder die Bedeutung dahinter verstehen möchten, lesen Sie weiter.
Warum Dokumente vernichten
Es gibt viele Gründe, Dokumente zu vernichten, die Sie in Ihren Büroräumen haben. Hier sind einige Gründe, warum Sie mit der Entsorgung von Dokumenten beginnen sollten!
Das Aufbewahren von Dokumenten kann ein Risiko darstellen
Wenn Sie gerne Dokumente aufbewahren, sind Sie möglicherweise gefährdet. Sie können sich dafür entscheiden, weil Sie in Ihrem Büro viel Platz haben und gerne Papierkopien verschiedener Dokumente haben.
Es ist jedoch nicht immer sicher, bestimmte Dokumente aufzubewahren. Viele Dokumente enthalten sensible Informationen, die Sie nicht preisgeben möchten. Wenn Sie sie aufbewahren, erhöht sich das Risiko, dass die Daten auf irgendeine Weise oder in irgendeiner Weise an die Öffentlichkeit gelangen.
Man weiß nie, wann diese Dokumente gefährdet sein könnten. Hier kann sich die Aktenvernichtung als nützlich erweisen. Anstatt die Dokumente dort einem Risiko auszusetzen, können Sie sie schreddern, um die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen zu verringern.
Sie denken vielleicht, dass Ihr Büro nicht gefährdet ist. Niemand will in ein langweiliges Geschäftsbüro einbrechen und Sie vertrauen allen Ihren Mitarbeitern. Das mag zwar stimmen, aber Büros sind immer noch keine sicheren Orte.
Wenn beispielsweise ein wichtiges Dokument gedruckt und dann vergessen wird, bleibt es eine Weile auf dem Drucker liegen. Wenn das nächste Dokument ausgedruckt wird, werden sich die Papiere vermischen. Dies ist das perfekte Beispiel dafür, wie Dokumente verloren gehen können.
Und es sind nicht nur Drucker, von denen die Dokumente verloren gehen können. Wenn irgendwelche Papiere auf einem Schreibtisch zurückgelassen werden, können sie leicht mit anderen Dokumenten geklaut werden. Aus diesem Grund kann das Herumliegenlassen von Papieren in Bezug auf die Sicherheit ziemlich gefährlich sein.
Identitätsdiebstahl vermeiden
Viele Dokumente werden aus Gründen gestohlen, die Sie unbedingt verhindern möchten. Einer davon ist Identitätsdiebstahl. Es gibt viele Informationen über Menschen.
Wenn die falsche Person an diese Dokumente gelangt, kann sie die Identität einer Person stehlen. Dies kann die Person und ihr Leben sowie den Ruf Ihres Unternehmens zerstören, wenn Ihnen die Informationen gestohlen werden.
Kleine Büros haben keinen Platz
So wichtig Sicherheitsfragen auch sind, das Schreddern kann für viel mehr als nur Sicherheitszwecke verwendet werden. Beispielsweise können kleine Büros leicht von der Menge an Dokumenten überwältigt werden, die Sie möglicherweise haben.
Indem Sie nachverfolgen, wann Sie Dokumente vernichten sollten, schaffen Sie stattdessen mehr Platz für aktuellere und neuere Dokumente. Sie können sogar mehr Platz für etwas anderes als Dokumente schaffen.
Recyceln, um den Planeten zu retten
Das Schreddern von Dokumenten ist auch eine großartige Möglichkeit, mehr zu recyceln. Wenn Ihre Dokumente in einen sicheren Behälter geworfen werden, wird dieser recycelt, um einen nachhaltigerer Planet.
Es ist das Gesetz
Abhängig von der Branche, der Ihr Unternehmen angehört, kann die Aktenvernichtung Teil des Gesetzes sein. Das Vernichten von Dokumenten hilft Ihnen bei Ihrer gesetzlichen Verpflichtung, sichere Informationen gemäß bestimmten Gesetzen wie z als DSGVO.
Wenn Sie Teil einer Gesundheitsorganisation, einer Anwaltskanzlei oder eines Finanzdienstleisters sind, müssen Sie täglich Dokumente vernichten.
Welche Dokumente sollte ich vernichten?
Als Unternehmen ist das Schreddern zwar wichtig, Sie möchten es aber nicht übertreiben. Es gibt bestimmte Dinge, die in Ihren Büroräumen nicht geschreddert werden müssen. Sie können sich die Ausrüstung für die wichtigen Dokumente sparen.
Also, was sollten Sie schreddern?
Zunächst einmal muss alles mit wichtigen Sicherheitsinformationen durch den Aktenvernichter. Dadurch werden Sicherheitslücken bei wichtigen Informationen jeglicher Art reduziert.
Aber es gibt einige Dinge, an die Sie vielleicht nicht denken, die durch den Aktenvernichter gehen sollten. Hier sind einige, die Sie im Büro beachten sollten:
- Beschäftigungsunterlagen
- Steuerformulare
- Lebensläufe
- Abgelaufene Pässe
- Kreditkartenberichte oder Rechnungen, Quittungen und Zusammenfassungen
- Anlageunterlagen
- Reiserouten
- Stromrechnungen
- Transkripte
Dies sind nur einige wenige, die Sie im Hinterkopf behalten sollten – es gibt noch viele weitere, die Sie vernichten sollten. Und in Wirklichkeit liegt es an Ihnen, was Sie zerkleinern möchten. Wenn Sie einfach nur Platz schaffen möchten, können Sie so ziemlich jedes Dokument vernichten.
Gründe für die Vernichtung von Dokumenten
Es gibt einen Grund, warum Unternehmen Dokumente vernichten – und das nicht zum Spaß. Das Vernichten von Dokumenten kann zur Sicherheit privater Informationen beitragen, Ihnen dabei helfen, die Kriterien verschiedener Gesetze zu erfüllen, mehr Platz in Ihrem Büro zu schaffen und sogar dazu beitragen, den Planeten zu retten!
Sicherzustellen, dass Sie Dokumente vernichten, ist Teil Ihrer Pflicht als Unternehmen.
Glücklicherweise gibt es Maschinen, die Ihnen dabei helfen können, den Vorgang zu beschleunigen. Bei Anis haben wir verschiedene Pressen und Ballenpressen, um Ihnen bei Ihren Zerkleinerungsanforderungen zu helfen.
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