Kot podjetje imate na dnevnem seznamu opravil verjetno toliko nalog, da se zdi neskončen.
Slaba novica je, da boste po branju tega članka na ta seznam verjetno morali dodati še nekaj. Morda pa to nalogo že opravljate – kar je odlično!
Toda »uničevanje dokumentov« mora biti na vašem seznamu opravil. Obstaja veliko razlogov za to, nekateri so pomembnejši od drugih.
Ne glede na to, ali z uničevanjem dokumentov še niste začeli ali pa ste že, a želite bolje razumeti njegov pomen, nadaljujte z branjem.
Zakaj uničevati dokumente
Obstaja veliko razlogov za uničevanje dokumentov, ki jih imate v svojih pisarniških prostorih. Tukaj je nekaj razlogov, da začnete z odstranjevanjem dokumentov!
Hranjenje dokumentov je lahko tvegano
Če radi hranite dokumente, ste morda izpostavljeni tveganju. Morda se za to odločate, ker imate v pisarni veliko prostora in radi hranite papirnate kopije različnih dokumentov.
Vendar pa hranjenje določenih dokumentov ni vedno varno. Številni dokumenti vsebujejo občutljive informacije, za katere ne želite, da pridejo v javnost. Z njihovim hranjenjem se povečuje tveganje, da bodo podatki na kakršen koli način prišli na plano.
Nikoli ne veste, kdaj so lahko ti dokumenti ogroženi. Takrat pride prav uničevanje dokumentov. Namesto da dokumente puščate izpostavljene tveganju, jih lahko uničite in tako zmanjšate verjetnost varnostnih vdorov.
Morda mislite, da vaša pisarna ni ogrožena. Nihče noče vdreti v dolgočasno poslovno pisarno in zaupate vsem svojim zaposlenim. Čeprav je to morda res, pisarne še vedno niso varna mesta.
Če je na primer pomemben dokument natisnjen in nato pozabljen, bo nekaj časa ležal na tiskalniku. Ko se natisne naslednji dokument, se lahko papirji pomešajo. To je odličen primer, kako lahko dokumenti izginejo.
In dokumenti ne izginjajo samo s tiskalnikov. Če kateri koli papir ostane na mizi, ga je mogoče zlahka pobrati skupaj z drugimi dokumenti. Zato je puščanje papirjev naokoli lahko z vidika varnosti precej nevarno.
Izognite se kraji identitete
Številni dokumenti so ukradeni iz razlogov, ki jih zagotovo želite preprečiti. Eden od teh je kraja identitete. Obstaja veliko informacij o ljudeh, ki so dostopne.
Če napačna oseba pride do teh dokumentov, lahko ukrade identiteto osebe. To lahko uniči osebo in njeno življenje, pa tudi ugled vašega podjetja, če so informacije ukradene od vas.
Majhne pisarne nimajo prostora
Čeprav so varnostna vprašanja pomembna, se lahko uničevanje uporablja za veliko več kot le za varnostne namene. Majhne pisarne so na primer lahko hitro preobremenjene s količino dokumentov, ki jih imate.
S spremljanjem, kdaj bi morali uničevati dokumente, namesto tega ustvarite več prostora za novejše in aktualnejše dokumente. Morda celo ustvarite več prostora za kaj drugega kot dokumente.
Reciklirajte za ohranitev planeta
Uničevanje dokumentov je tudi odličen način za več recikliranja. Ko so vaši dokumenti odvrženi v varen zabojnik, se odpeljejo v reciklažo, da se spodbuja bolj trajnosten planet.
To je zakon
Odvisno od panoge, v kateri deluje vaše podjetje, je lahko uničevanje dokumentov del zakonskih zahtev. Uničevanje dokumentov vam pomaga izpolniti vašo zakonsko obveznost varovanja varnih informacij v skladu s posebnimi zakoni, kot je GDPR.
Če ste del zdravstvene organizacije, odvetniške pisarne ali ponudnika finančnih storitev, boste morali dokumente uničevati vsakodnevno.
Katere dokumente naj uničim?
Kot podjetje je uničevanje pomembno, vendar z njim ne želite pretiravati. Obstajajo določene stvari, ki jih v vaših pisarniških prostorih ni treba uničevati. Opremo lahko prihranite za dokumente, ki so res pomembni.
Kaj bi torej morali uničevati?
Za začetek mora iti skozi uničevalnik dokumentov vse, kar vsebuje pomembne varnostne informacije. To bo zmanjšalo varnostne vdore v katero koli vrsto pomembnih informacij.
Vendar pa obstajajo nekatere stvari, na katere morda ne pomislite, da bi morale iti skozi uničevalnik dokumentov. Tukaj je nekaj primerov, ki jih je treba upoštevati v pisarni:
- Evidenca o zaposlitvi
- Davčni obrazci
- Življenjepisi
- Pretečeni potni listi
- Poročila o kreditnih karticah ali računi, potrdila in povzetki
- Naložbeni dokumenti
- Načrti potovanj
- Računi za komunalne storitve
- Prepisi
To je le nekaj primerov, ki jih je treba upoštevati – obstaja še veliko drugih dokumentov, ki bi jih morali uničiti. V resnici pa je odvisno od vas, kaj se odločite uničiti. Če želite samo pridobiti prostor, lahko uničite skoraj vsak dokument.
Razlogi za uničevanje dokumentov
Obstaja razlog, zakaj podjetja uničujejo dokumente – in to ni za zabavo. Uničevanje dokumentov lahko pomaga pri varovanju zasebnih informacij, izpolnjevanju meril različnih zakonov, ustvarjanju več prostora v vaši pisarni in celo pomaga reševati planet!
Zagotavljanje uničevanja dokumentov je del vaše obveznosti kot podjetja.
Na srečo obstajajo stroji, ki vam lahko pri tem pomagajo in pospešijo postopek. Pri Anisu imamo različne stiskalnice in balirke, ki vam pomagajo pri vaših potrebah po uničevanju.
